BITECA fortalece la gestión de inventarios en Koha con el Sistema Inventario Experto (SIE).

Hace más de cinco años, en BITECA identificamos una necesidad recurrente entre las bibliotecas y unidades de información que utilizan Koha: hacer que sus procesos de inventario fueran más ágiles, eficientes y fáciles de controlar.

Aunque Koha cuenta con funcionalidades para realizar inventarios, el proceso puede resultar poco ágil cuando se trabaja con colecciones de gran volumen. A partir de esta necesidad y de nuestra experiencia acompañando a organizaciones que utilizan Koha, desarrollamos una solución propia orientada a optimizar esta tarea: el Sistema Inventario Experto (SIE).

Actualmente en su tercera versión, SIE se conecta con Koha y consulta la información de su base de datos para compararla con los ejemplares que se están verificando durante el inventario. De esta manera, permite identificar novedades, reducir tiempos y realizar un seguimiento del proceso en tiempo real.

Inventarios más ágiles y con mayor control

Una de las principales ventajas de SIE es que permite detectar y mitigar errores sobre la colección a medida que avanza el inventario. Esto facilita la identificación de inconsistencias relacionadas con la ubicación de los ejemplares, su catalogación o su retiro del sistema, entre otras situaciones que requieren revisión.

Además, permite: 
- Identificar material asignado a otras sedes o colecciones, facilitando la detección de ejemplares que no se encuentran en su ubicación correspondiente.
- Agilizar el proceso de inventario, alcanzando aproximadamente 2.000 ejemplares diarios por dupla de trabajo.
- Permitir el acceso simultáneo de múltiples usuarios, haciendo posible que diferentes equipos trabajen de manera coordinada sobre un mismo proceso.
- Monitorear gráficamente el avance del inventario en tiempo real, brindando una visión clara del estado general de la colección.
- Controlar diferentes estados de los documentos, incluyendo ejemplares en préstamo, perdidos, pendientes por catalogar y otras novedades identificadas durante el proceso.

Una solución que evoluciona con las necesidades de las bibliotecas

A lo largo de sus tres versiones, el Sistema Inventario Experto ha evolucionado con un propósito claro: reducir el esfuerzo operativo que implica realizar un inventario y brindar a las unidades de información mejores herramientas para conocer el estado de sus colecciones.Más que contar ejemplares, un inventario permite detectar inconsistencias, actualizar información y tomar decisiones basadas en datos confiables.

Con SIE, en BITECA buscamos que este proceso sea más rápido, organizado y fácil de supervisar, complementando las capacidades de Koha y aportando herramientas desarrolladas a partir de las necesidades reales de nuestros clientes.